Crear Formulario para un Evento

Características de las Campañas para Eventos y cómo crear una

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Escrito por Malena
Actualizado hace más de una semana

Donar Online tiene 2 tipos de formularios: de Recaudación (orientado a donaciones recurrentes) y de Eventos. Este tipo de formulario está orientado a la venta de tickets, y puedes utilizarlo para para eventos con fecha de inicio y fin, como por ejemplo:

  • cenas de recaudación,

  • charlas o talleres,

  • conciertos,

  • encuentros generales

  • ¡y mucho más!

En este video te mostramos todo lo que necesitas saber para crear una campaña. Si prefieres ver los pasos por escrito, continúa leyendo este artículo.

Para crear un formulario para un evento de tu organización sigue estos pasos:

1. Visita la sección Campañas y haz click en "Crear nueva campaña":

2. Elige la opción de "Campaña para evento":

✨ ¿Qué opciones diferenciales tiene este tipo de formulario? ✨

Configuraciones iniciales 🏁

Como en cualquier formulario en Donar Online, deberás agregar un título, descripción, montos de donación y el color, elegir qué datos pedirle al donante y configurar los mensajes de agradecimiento, pero hay algunos detalles que hacen que estos formularios sean especiales.

1. Puedes configurar detalles relevantes como la modalidad y categoría del evento:

2. Puedes configurar la fecha y hora de inicio, y si lo deseas también puedes indicar la fecha y hora de finalización del evento:

Al hacer click sobre el campo de fecha, se desplegará un calendario para que puedas elegir fácilmente el día que prefieras:

3. Además puedes elegir una fecha y hora de finalización de venta de tickets:

Luego de esa fecha y hora tus donantes ya no podrán comprar ningún ticket, y verán este aviso en el formulario:

De esta manera podrás tener mayor control sobre la venta de entradas: por ejemplo, si el sitio del evento necesita tener la lista de asistentes un día antes del evento, puedes hacer que la venta finalice 2 días antes para contar con la lista final a tiempo. También podrás evitar inconvenientes con tus donantes, por ejemplo, haciendo que no puedan comprar tickets una vez que ya inició el evento.

💡​ TIP: por defecto todas las fechas y horarios elegidos corresponden a la zona horaria de tu organización. Si tienes dudas, puedes visitar la sección de Ajustes para ver cuál es.

4. Puedes configurar las opciones de tickets que tendrán disponibles tus donantes. Por ejemplo, si tu organización está planeando un concierto solidario, ahora puedes ofrecer distintos tipos de entradas como entrada VIP, entrada general, entrada general + merchandising, etc.

¡Tu imaginación es el límite! Dale a tus donantes tantas opciones como necesites 😎

Para configurar las opciones deberás elegir el monto o valor de cada ticket, la cantidad o stock disponible por cada tipo de ticket y el nombre o descripción para identificar a cada uno. Recuerda que si no indicas la cantidad de cada ticket, por defecto el stock será ILIMITADO.

En el formulario, tus donantes podrán comprar distintas entradas eligiendo por tipo y cantidad:

Debajo de la selección verán el valor total de la compra, antes de continuar con el pago.

5. Puedes permitir que el pago de las entradas o tickets sea en cuotas.

Para activar esta posibilidad tienes que tildar la opción "Permitir que el donante pueda realizar el pago en cuotas" y elegir entre las siguientes:

Si eliges, por ejemplo, la opción "Hasta en 3 cuotas", al donante en el formulario le aparecerá de la siguiente manera:

💡​ En las configuraciones del formulario verás una advertencia que dice que “la financiación estará a cargo de la Organización, no de la tarjeta de crédito”.

¿Qué quiere decir esto? Que el pago en cuotas no tiene ningún tipo de costo ni de interés para tus donantes. Si eliges esta opción, nuestro sistema dividirá el monto total de la entrada por la cantidad de cuotas elegida por el donante y el valor resultante se enviará a cobrar en los próximos meses hasta completar el pago total del ticket.

Por ejemplo, si la entrada al evento cuesta $3.000 y la persona elige abonarlo en 3 cuotas, ese mes se enviará a cobrar una primera cuota de $1.000, al próximo mes otra cuota de $1.000 y lo mismo con la última.

Gestión del evento ​​​📆​

¡Ahora darle seguimiento a la venta de tickets para tus eventos es mucho más fácil! Sigue leyendo para enterarte de cómo usar las nuevas herramientas de gestión de los formularios para eventos:

En la sección de Campañas encuentra la campaña que quieras revisar, coloca el cursor sobre ella y haz click en “Ver detalles”:

En esta sección podrás ver los detalles más importantes de tu evento, para que puedas contar con toda la información necesaria en un solo lugar:

En la primera parte podrás ver:

  • la fecha de finalización de venta de tickets, para poder controlar a simple vista cómo es el desempeño de la campaña respecto a los objetivos de tu organización.

  • el monto total vendido, para ver cuánto llevan recaudado

  • el total de tickets vendidos, para saber cuántos tickets llevan vendidos en total

  • el total de stock disponible, para que a simple vista puedan ver cuántos tickets quedan por vender

Luego podrás ver el stock de tickets detallado por tipo de entrada:

De esta manera podrás saber cuántos tickets se vendieron por cada tipo de entrada y cuál es el stock disponible para cada una de ellas.

A continuación verás los tickets que tengan cobros rechazados:

Como siempre, también podrás encontrar esta información en otras secciones de la plataforma, pero de esta manera podrás identificar fácilmente qué donaciones o compras están teniendo problemas en su cobro y comunicarte con los donantes para solucionarlos.

También podrás ver la lista de últimas ventas (tanto con cobros aprobados como rechazados) y acceder al listado completo de ventas:

Por último, podrás descargar el listado de asistentes para compartirlo con quien desees o tenerlo disponible el día del evento.

💡 TIP: si alguno de tus donantes compra más de 1 ticket, en la planilla que descargues verás una fila por cada ticket comprado para facilitar la gestión y el seguimiento.

Puedes comunicarte con nuestro equipo escribiendo a soporte@donaronline.org

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